Ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz ich wypłata następują odpowiednio na wniosek osoby uprawnionej lub jej przedstawiciela ustawowego.

Postępowanie w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego prowadzi organ właściwy wierzyciela tj. wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby uprawnionej do świadczenia alimentacyjnego.
 Organ właściwy wierzyciela może upoważnić do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń alimentacyjnych swojego zastępcę, pracownika urzędu albo kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy, a także inną osobę na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy .

Wniosek składa się w urzędzie gminy lub miasta właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby uprawnionej. Realizacja świadczeń z funduszu alimentacyjnego może być także przekazana do jednostki organizacyjnej gminy np. do ośrodka pomocy społecznej.

Formularze wniosków, zaświadczeń i oświadczeń niezbędnych do przyznania świadczeń udostępnia organ wypłacający świadczenia z funduszu alimentacyjnego.

Prawo do świadczenia z funduszu alimentacyjnego ustala się, na okres świadczeniowy tj. od dnia 1 października do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Prawo do świadczeń z funduszu alimentacyjnego ustala się na okres świadczeniowy począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do organu właściwego wierzyciela, nie wcześniej niż od początku okresu świadczeniowego do końca tego okresu.

Świadczenia z funduszu alimentacyjnego wypłaca się w okresach miesięcznych.

Wnioski o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego na nowy okres świadczeniowy są przyjmowane od dnia 1 sierpnia danego roku, a w przypadku wniosków składanych drogą elektroniczną - od dnia 1 lipca danego roku.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia z funduszu alimentacyjnego na nowy okres świadczeniowy złoży wniosek wraz z dokumentami do dnia 31 sierpnia, ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wypłata świadczeń przysługujących za miesiąc październik następuje do dnia 31 października.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia na nowy okres świadczeniowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 września do dnia 30 września danego roku, ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wypłata przysługujących świadczeń z funduszu alimentacyjnego następuje do dnia 30 listopada tego roku.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia na nowy okres świadczeniowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 października do dnia 31 października danego roku, ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wypłata przysługujących świadczeń z funduszu alimentacyjnego następuje do dnia 31 grudnia tego roku.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia na nowy okres świadczeniowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 listopada do dnia 30 listopada danego roku, ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wypłata przysługujących świadczeń z funduszu alimentacyjnego następuje do dnia 31 stycznia następnego roku.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia na nowy okres świadczeniowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 grudnia danego roku do dnia 31 stycznia następnego roku, ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wypłata przysługujących świadczeń z funduszu alimentacyjnego następuje do ostatniego dnia lutego następnego roku.

W przypadku wystąpienia zmian w liczbie członków rodziny, uzyskania lub utraty dochodu albo innych zmian mających wpływ na prawo do świadczeń z funduszu alimentacyjnego osoba uprawniona albo jej przedstawiciel ustawowy, którzy złożyli wniosek o przyznanie świadczenia z funduszu są obowiązani do niezwłocznego powiadomienia o tym organu wypłacającego świadczenia.

Niepoinformowanie organu wypłacającego świadczenia o zmianach mających wpływ na prawo do tych świadczeń może skutkować koniecznością zwrotu przez osobę uprawnioną albo jej przedstawiciela ustawowego nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie. Odsetki nalicza się od pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu wypłaty nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, do dnia spłaty.Kwoty nienależnie pobranych świadczeń wraz z odsetkami ustalone ostateczną decyzją podlegają potrąceniu z bieżąco wypłacanych świadczeń z funduszu. W przypadku braku spłaty nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego wraz z odsetkami, podlegają one egzekucji w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Utrata dochodu - oznacza to utratę dochodu spowodowaną:
- uzyskaniem prawa do urlopu wychowawczego,
- utratą  zasiłku lub stypendium dla bezrobotnych,
- utratą zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
- utratą zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, a także emerytury lub renty, renty rodzinnej lub renty socjalnej,
- wyrejestrowaniem pozarolniczej działalności gospodarczej lub zawieszeniem jej wykonywania w rozumieniu art. 14a ust. 1d ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U.2017.2168,2290 I 2486 oraz Dz.U.2018.107 i  398),
- utratą zasądzonych świadczeń alimentacyjnych w związku ze śmiercią osoby zobowiązanej do tych świadczeń,
- utratą zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego, przysługujących po utracie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
- utratą świadczenia rodzicielskiego,
- utratą zasiłku macierzyńskiego, o którym mowa w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników,
- utratą stypendium doktoranckiego określonego w art. 200 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U.2017.2183 i 2201 oraz z 2018.138 i 398).

uzyskanie dochodu - oznacza to uzyskanie dochodu spowodowane:
- zakończeniem urlopu wychowawczego,
- uzyskaniem zasiłku lub stypendium dla bezrobotnych,
- uzyskaniem zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
- uzyskaniem zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, a także emerytury lub renty, renty rodzinnej lub renty socjalnej,
- rozpoczęciem pozarolniczej działalności gospodarczej lub wznowieniem jej wykonywania po okresie zawieszenia w rozumieniu art. 14a ust. 1d ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,
- uzyskaniem zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego, przysługujących po utracie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
- uzyskaniem świadczenia rodzicielskiego,
- uzyskaniem zasiłku macierzyńskiego, o którym mowa w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników,
- uzyskaniem stypendium doktoranckiego określonego w art. 200 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym.

Do wniosku należy dołączyć odpowiednio:

1. zaświadczenie właściwego organu gminy, nakaz płatniczy albo oświadczenie o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres świadczeniowy;

2. oświadczenie o uczęszczaniu osoby uprawnionej do szkoły lub szkoły wyższej;

3. umowę dzierżawy, w przypadku oddania części lub całości znajdującego się w posiadaniu rodziny gospodarstwa rolnego w dzierżawę, na podstawie umowy zawartej stosownie do przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników, albo oddania gospodarstwa rolnego w dzierżawę w związku z pobieraniem renty określonej w przepisach o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich ze środków pochodzących z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej;

4. umowę zawartą w formie aktu notarialnego, w przypadku wniesienia gospodarstwa rolnego do użytkowania przez rolniczą spółdzielnię produkcyjną;

5. odpis podlegającego wykonaniu orzeczenia sądu zasądzającego alimenty na rzecz osób w rodzinie lub poza rodziną, odpis postanowienia sądu o zabezpieczeniu powództwa o alimenty na rzecz osób w rodzinie lub poza rodziną lub odpis protokołu zawierającego treść ugody sądowej lub odpis zatwierdzonej przez sąd ugody zawartej przed mediatorem lub innego tytułu wykonawczego pochodzącego lub zatwierdzonego przez sąd, zobowiązujących do alimentów na rzecz osób w rodzinie lub poza rodziną;

6. przekazy lub przelewy pieniężne dokumentujące wysokość zapłaconych alimentów, jeżeli członkowie rodziny są zobowiązani wyrokiem sądu, ugodą sądową lub ugodą zawartą przed mediatorem lub innym tytułem wykonawczym pochodzącym lub zatwierdzonym przez sąd do ich płacenia na rzecz osoby spoza rodziny;

7. w przypadku gdy osoba uprawniona nie otrzymała alimentów albo otrzymała je w wysokości niższej od ustalonej w wyroku sądu, ugodzie sądowej lub ugodzie zawartej przed mediatorem lub innym tytule wykonawczym pochodzącym lub zatwierdzonym przez sąd

a) zaświadczenie organu prowadzącego postępowanie egzekucyjne o całkowitej lub częściowej bezskuteczności egzekucji alimentów, a także o wysokości wyegzekwowanych alimentów, lub

b) informację właściwego sądu lub właściwej instytucji o podjęciu przez osobę uprawnioną czynności związanych z wykonaniem tytułu wykonawczego za granicą albo o niepodjęciu tych czynności, w szczególności w związku z brakiem podstawy prawnej do ich podjęcia lub brakiem możliwości wskazania przez osobę uprawnioną miejsca zamieszkania dłużnika alimentacyjnego za granicą, jeżeli dłużnik zamieszkuje za granicą;

8. dokument, w tym oświadczenie, określający datę utraty dochodu oraz wysokość i rodzaj utraconego dochodu;

9. dokument, w tym oświadczenie, określający datę uzyskania dochodu oraz wysokość i rodzaj dochodu uzyskanego przez członka rodziny oraz liczbę miesięcy, w których dochód był uzyskiwany - w przypadku uzyskania dochodu w roku kalendarzowym poprzedzającym okres świadczeniowy;

10. dokument, w tym oświadczenie, określający datę uzyskania dochodu oraz wysokość i rodzaj dochodu uzyskanego przez członka rodziny za miesiąc następujący po miesiącu, w którym nastąpiło uzyskanie dochodu - w przypadku uzyskania dochodu po roku kalendarzowym poprzedzającym okres świadczeniowy;

11. kartę pobytu, w przypadku cudzoziemca przebywającego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, zezwolenia na pobyt czasowy w związku z okolicznościami, o których mowa w art. 186 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1990, 1948 i 2066 oraz z 2017 r. poz. 60 i 858), lub w związku z uzyskaniem w Rzeczypospolitej Polskiej statusu uchodźcy lub ochrony uzupełniającej;

12. inne dokumenty, w tym oświadczenia, potwierdzające spełnienie warunków do przyznania lub ustalenia wysokości świadczeń z funduszu alimentacyjnego będących przedmiotem wniosku.

Organ właściwy wierzyciela ustalający prawo do świadczeń z funduszu alimentacyjnego jest obowiązany do samodzielnego uzyskania lub weryfikacji drogą elektroniczną, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw rodziny, lub drogą pisemną, od organów podatkowych lub ministra właściwego do spraw finansów publicznych, organów emerytalno-rentowych oraz z rejestrów publicznych, w tym z rejestru PESEL, o którym mowa w przepisach o ewidencji ludności, oraz drogą elektroniczną, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw rodziny z systemu informacji oświatowej, o którym mowa w przepisach o systemie informacji oświatowej, z Centralnego Wykazu Ubezpieczonych, odpowiednio:

1. informacji o dochodzie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, każdego członka rodziny, udzielanych przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego, zawierających dane o wysokości:

a) dochodu,

b) składek na ubezpieczenia społeczne odliczonych od dochodu,

c) należnego podatku;

1a. informacji o dochodzie, o którym mowa w art. 3 pkt 1 lit. c tiret dwudzieste dziewiąte ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;

2. danych, o których mowa w art. 15 ust. 8a pkt 1 lit. a, b, e, g, h, j, ka, kb oraz m;

3. informacji o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, w tym informacji o wysokości składek od poszczególnych płatników i okresach opłacania przez nich tych składek;

4. (uchylony);

5. informacji o legitymowaniu się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności wydanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2046, z późn. zm.), obejmującej następujące dane:

a) datę wydanego orzeczenia,

b) datę powstania stopnia niepełnosprawności,

c) datę złożenia wniosku o wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności,

d) okres, na który zostało wydane orzeczenie.

W przypadku gdy w Elektronicznym Krajowym Systemie Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności znajduje się więcej niż jedno orzeczenie wydane na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dotyczące tej samej osoby, informacja, o której mowa w ust. 1 pkt 5, jest przekazywana wyłącznie na podstawie orzeczeń, które potwierdzają prawo do świadczeń z funduszu alimentacyjnego.

W przypadku braku w Elektronicznym Krajowym Systemie Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 5, organ właściwy wierzyciela prowadzący postępowanie w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego wzywa osobę uprawnioną albo jej przedstawiciela ustawowego do dołączenia orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przypadku awarii systemów teleinformatycznych służących do wymiany, drogą elektroniczną, informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 1a, 3 i 5 oraz w art. 15 ust. 8a pkt 1 lit. a, b, e, g, h oraz m, organ właściwy wierzyciela uzyskuje te informacje w drodze pisemnej wymiany informacji. Organy podatkowe, organy emerytalno-rentowe oraz podmioty prowadzące rejestry publiczne przekazują te informacje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku organu właściwego wierzyciela.

W przypadku braku możliwości samodzielnego uzyskania przez organ właściwy wierzyciela informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 1a i 3 oraz w art. 15 ust. 8a pkt 1 lit. a, b, e, g, h oraz m, z przyczyn nieleżących po stronie tego organu, organ właściwy wierzyciela wzywa osobę uprawnioną albo jej przedstawiciela ustawowego do przedstawienia tych informacji.